Sinds de corona-pandemie is hybride werken niet meer weg te denken uit ons werkende leven. Toch worstelen veel organisaties met de vraag: hoe organiseren we dit op een manier die werkt voor onze mensen én onze missie? Wat je dan nodig hebt, is niet één vaste formule, maar een proces waarin luisteren, afstemmen en kiezen centraal staan.
In dit artikel lees je hoe je in vier stappen toewerkt naar gedragen keuzes over hybride werken. Geen rigide regels, maar duidelijke, leidende principes. En een praktisch canvas dat teams helpt om daar samen invulling aan te geven.
Weer twee dagen per week naar kantoor?
ABN AMRO en ING willen hun personeel weer vaker op kantoor zien. Veel medewerkers blijken hoogstens één dag in de week naar kantoor te gaan. Dat vinden deze banken te weinig. Nieuwe regel: iedereen moet zich weer minimaal twee dagen per week op kantoor melden.
ING is nog preciezer en wil dat één van die twee dagen op een maandag, woensdag of vrijdag valt. Dat leidt tot onvrede. Mensen worden geconfronteerd met gebrek aan parkeerplaatsen, volle vergaderruimtes, een tekort aan rustige werkplekken en de toename van (improductieve) reistijd. Maar men beroept zich ook op gewoonterecht.
De banken geven aan dat fysieke aanwezigheid de onderlinge samenwerking zou verbeteren, de verbondenheid met het bedrijf (en elkaar) zou versterken en creativiteit zou stimuleren. Ook zou het nieuwe medewerkers helpen zich sneller thuis te voelen (aldus journalist Mathijs Rotteveel in FD van 4 juni).
Tijd voor het échte gesprek
Natuurlijk speelt bij meer organisaties dit vraagstuk. Het is allesbehalve nieuw. Na corona hebben veel organisaties snel geschakeld en het thuiswerken goedgekeurd, zonder een goed gesprek te hebben over ‘hóe we willen werken’.
Dat vraagt alsnog om goede gesprekken en afspraken. En met verschillende categorieën collega’s: de extroverten en introverten, de oude en nieuwe garde, de kantoormensen en buitendiensten. Waar ook rekening wordt gehouden met kennis delen.
Dat vraagt ook om goede faciliteiten, werkplekken (weg met de kantoortuin) en vergaderfaciliteiten. Ook de interne communicatie, de afstemming met de ondernemingsraad en leiderschapscommunicatie zal hierbij moeten passen. Het zou goed zijn om op individueel-, team- en organisatieniveau deze discussie te voeren.
Het vraagt ook om goede communicatie over dit onderwerp. Niet van bovenaf opleggen, maar het gesprek aangaan met medewerkers en leidinggevenden binnen kaders. Dit canvas kan daarbij helpen.
Stap voor stap naar een werkbare hybride werkcultuur
Hybride werken invoeren is geen kwestie van simpelweg dagen verdelen over thuis en kantoor. Het vraagt om een zorgvuldig proces waarin ruimte is voor individuele voorkeuren, maar ook oog voor teamdynamiek en organisatiebelangen. Daarom begint het met luisteren: eerst ophalen wat medewerkers nodig hebben om goed te kunnen werken, daarna samen in teams afspraken maken.
Die input vormt de basis voor een organisatievisie met heldere, leidende principes — geen rigide regels, maar kaders waarbinnen teams en leidinggevenden bewuste keuzes kunnen maken. Daarbij is sterk leiderschap onmisbaar: het hybride werken werkt als een vergrootglas op wat al goed of juist minder goed liep.
Stap 1: luisteren – wat leeft er?
Begin met het ophalen van ervaringen en voorkeuren van medewerkers. Hoe ervaren zij het thuiswerken? Wat missen ze, wat waarderen ze juist? En hoe zien ze de toekomst: hoeveel dagen willen ze op kantoor zijn, en waarom?
Belangrijk: dit gaat niet alleen over individuele wensen, maar vormt ook waardevolle input voor een breder gesprek over hybride werken. Wat medewerkers belangrijk vinden, zegt iets over wat werkt en wat wringt. Deze inzichten geven richting aan toekomstige keuzes op team- en organisatieniveau.
Stap 2: teamsessies – wat past bij ons werk?
Daarna ga je het gesprek aan in teams. Hoe willen teamleden samenwerken? Wat zijn logische momenten om elkaar fysiek te zien? Welke rol speelt het delen van informatie? En past een vaste kantoordag bij het type werk dat je samen doet?
Ook hier geldt: teamafspraken zijn méér dan optelsommen van individuele voorkeuren. Ze moeten ook recht doen aan de onderlinge afhankelijkheden en aan de opdracht van het team. Teamsessies helpen om voorkeuren en belangen in balans te brengen en leveren input op voor organisatiebreed beleid.
Stap 3: organisatievisie – hoe maken we er samen beleid van?
De opbrengsten van de eerste twee stappen vormen de bouwstenen voor een gedeelde visie op hybride werken. Wat kan decentraal worden geregeld, en waar zijn organisatiebrede spelregels of randvoorwaarden nodig? Hoe zorg je voor gelijke kansen, goede werkplekken en effectieve samenwerking — ongeacht waar iemand werkt?
Vragen die kunnen spelen:
- Mag elk team zelf bepalen wanneer ze op kantoor zijn, of is dat een organisatiekeuze?
- Wat betekent hybride werken voor leidinggeven?
- Welke faciliteiten zijn nodig om thuis en op kantoor goed te kunnen werken?
- En: is wat medewerkers wensen ook echt uitvoerbaar?
Stap 4: proeflabs – eerst testen, dan beslissen
Soms lijken ideeën logisch op papier, maar pakken ze in de praktijk anders uit. Daarom is het slim om nieuwe vormen van samenwerken of kantoorgebruik eerst in kleine pilots te testen. Wat werkt goed? Wat vraagt om bijsturing? Zo leer je al doende wat werkt voor jouw organisatie.
Gebruik het teamcanvas als gespreksstarter
Een waardevol hulpmiddel bij stap 2 (en deels ook bij stap 3) is het Teamcanvas Hybride Werken. Het helpt teams om gestructureerd in gesprek te gaan over de manier van samenwerken, en daarover concrete afspraken te maken.
Het canvas bestaat uit vijf blokken
1: hoe werken we?
Wat doen we als team? Wat werkt beter thuis, wat beter op kantoor? Hoe combineren we individuele voorkeuren met team- en organisatiedoelen?
2: hoe ontmoeten we?
Wanneer zien we elkaar fysiek? Is een vaste kantoordag zinvol? Hoe zorgen we ook op afstand voor sociale verbinding?
3: hoe overleggen we?
Welke overleggen zijn er, in welke vorm? Hoe zorgen we dat iedereen kan bijdragen? Fysiek én online.
4: hulpmiddelen en bereikbaarheid
Welke tools gebruiken we? Hoe blijven we bereikbaar zonder altijd ‘aan’ te staan? Hebben we genoeg kennis van de digitale middelen?
5: verbinding en vitaliteit
Hoe houden we het werk gezond en menselijk? Hoe zorgen we voor focus, feedback, teamgevoel en duurzame inzetbaarheid?
Het canvas is geen checklist, maar een praatplaat; bedoeld om het gesprek op gang te brengen, verschillen te bespreken en samen tot werkbare afspraken te komen.
De waarde van hybride werken: meer dan locatie-vrijheid
Als hybride werken goed wordt ingericht, levert het veel op: medewerkers ervaren meer werkgeluk, zijn productiever en blijven langer bij de organisatie. Onderzoek toont aan dat innovatie er niet onder hoeft te lijden, zolang er voldoende psychologische veiligheid, vertrouwen en transparantie is.
Wat vooral opvalt: het engagement is het hoogst in teams die zelf afspraken maken. Hybride werken draait niet alleen om waar je werkt, maar om hoe je samen waarde creëert. Dat vraagt om mensgericht leiderschap, duidelijke doelen en bewuste keuzes over tijd, ritme en verbinding.
Met andere woorden: hybride werken is geen optelsom van individuele voorkeuren. Het is een cultuurkeuze. En een uitnodiging om werk slimmer, menselijker én toekomstbestendiger in te richten.
