“Hebben jullie al AI-richtlijnen?” Die vraag stel ik vaak aan teams en organisaties. Meestal volgt een stilte. En daarna komt één van deze reacties: “Er is nog niets organisatiebreed op papier gezet”, “Ik weet niet waar ik moet beginnen” of “We zijn maar een klein team, is dat wel nodig?” Mijn antwoord is ja, ja en ja! Steeds meer collega’s gebruiken het, al is het informeel, op de achtergrond of ‘voor erbij’. En juist dán wordt het belangrijk dat je afspraken maakt. Niet groots en ingewikkeld, maar wél duidelijk en werkbaar. Als je als team weet wat mag, wat kan en waar je hulp vindt, ontstaat ruimte om AI verantwoord én creatief te gebruiken. Maar hoe begin je met het maken van die richtlijnen?
Waarom je niet hoeft te wachten op ‘officieel beleid’
AI-beleid, richtlijnen, spelregels, noem het zoals je wil. Het gaat erom dat je met elkaar afspreekt: zo doen we het hier. Niet omdat het moet van bovenaf, maar omdat het helpt in de praktijk. Als je samen een paar duidelijke kaders neerzet, ontstaat er rust én ruimte. Je team weet:
“Ik mag hiermee werken.”
“Ik weet waar de grens ligt.”
“Ik krijg hulp als ik vastloop.”
Dat zorgt voor vertrouwen. En dat vertrouwen is precies wat nodig is om AI op een gezonde manier te laten groeien in je team en organisatie.
Richtlijnen die werken, maak je samen
Je kunt richtlijnen natuurlijk gewoon opleggen. Maar eerlijk is eerlijk: wanneer heeft dat voor het laatst bij jou gewerkt? Ik word er alleen maar recalcitrant van. Herkenbaar? De kans is groter dat mensen zich eraan houden als ze er zelf aan mee hebben gebouwd.
Een aanpak die ik vaak adviseer: begin met luisteren. Vraag collega’s waar ze behoefte aan hebben. Welke AI-tools gebruiken ze? Waarvoor? En hoe effectief? Waarover twijfelen ze? Wat doen ze nu niet met AI? Wat voor kennis of begeleiding missen ze?
Als je merkt dat je collega’s daar niet graag over vertellen of je heel veel collega’s hebt: gebruik dan een enquête. Dit geeft je snel veel input. Gebruik die input om samen met een aantal collega’s die je betrekt bij het maken van de richtlijnen te bepalen welke vorm het beste werkt: een simpel document of bijvoorbeeld een visueel overzicht. Verdeel vervolgens het werk: laat collega’s zich buigen over verschillende thema’s als tools, experimenten en data.
Betrek ook de juiste experts, zoals iemand van legal, om te zorgen dat het beleid aansluit bij eventueel organisatiebreed beleid en het juridisch klopt. Leg de richtlijnen daarna kort en helder vast, zorg dat de verschillende thema’s op elkaar aansluiten en het een logisch geheel is. Zo’n co-creatieve aanpak levert niet alleen inhoud op, maar ook eigenaarschap. De afspraken zijn niet ‘van boven’, maar ‘van ons’.
Wat moet er dan in die AI-richtlijnen?
Ik hoor je denken ‘hoe dan precies?’. Ik neem je mee in een voorbeeld. Je bent marketingmanager van een marketingteam bij een energieleverancier. Jullie experimenteren met verschillende AI-tools, maar er zijn nog geen richtlijnen. Je weet dat ze er organisatiebreed mee bezig zijn, maar er staat nog geen concept. Dit zijn de vijf belangrijkste elementen om samen met je team vast te leggen:
1. Welke AI-tools gebruiken we en waarvoor?
Mag wel:
- ChatGPT voor brainstorms, onderwerpregels, tone of voice-checks
- Ideogram en Freepik om beeld mee te maken voor presentaties, social media en de nieuwsbrief
Mag niet:
- Klantdata of persoonsgegevens invoeren in AI-tools
- AI-gegenereerde teksten publiceren zonder menselijke check
- AI-beelden gebruiken zonder vermelding dat ze met AI zijn gemaakt
Voorbeeld:
✔ “Geef 3 variaties op ‘Zet je verwarming slim lager’.”
✘ “Maak een persoonlijke aanbieding voor klant [naam + adres].”
2. Hoe werk je veilig met data en privacy?
Wel doen:
- Alleen openbare of geanonimiseerde info gebruiken
- Tools checken op goedkeuring (via SharePoint of AI-verantwoordelijke)
Niet doen:
- Geen e-mails, klantdata of screenshots van dashboards uploaden
- Geen interne documenten delen zonder toestemming
3. Wat is verantwoord AI-gebruik?
Verantwoord gebruik betekent:
- Jij blijft altijd verantwoordelijk voor de uitkomst
- Teksten moeten kloppen, eerlijk zijn en niemand misleiden
- Je let op inclusieve taal en vermijdt bias of stereotypen
Voorbeeld:
✘ “Alleen slimme mensen kiezen dit tarief.”
✔ “Veel klanten besparen met dit slimme tarief.”
4. Hoe test je nieuwe ideeën met AI?
Wil je iets nieuws proberen met AI? Volg deze aanpak:
- Bespreek je idee met je teamlead
- Definieer je experiment: wat wil je testen met wie en wanneer ben je tevreden?
- Evalueer: wat werkte wel, wat niet?
- Bespreek met het team of je het kunt herhalen
- Leg je test vast met het interne pilotformulier (op SharePoint)
5. Wie kan je helpen?
| Vraag | Aanspreekpunt |
|---|---|
| Mag ik deze tool gebruiken? | [AI-verantwoordelijke] |
| Mag ik deze data invoeren? | [Privacy Officer] |
| Is deze tekst juridisch oké? | [Compliance of Legal] |
| Hoe werkt deze tool? | [AI-ambassadeur in je team] |
Maak het makkelijk te vinden (en makkelijk aan te passen)
Zorg dat de afspraken op een centrale plek staan (bijvoorbeeld SharePoint of je teamdrive). Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor het onderhoud van de richtlijnen. Die collega hoeft niet zelf de richtlijnen aan te (kunnen) passen, maar houdt de rest bij de les. ‘Hey, we gebruiken een nieuwe AI-tool, laten we eens naar de richtlijnen kijken’ of ‘Hey, volgens mij is er een belangrijke datum vanuit de AI Act ingegaan, laten we eens checken met legal wat dat voor ons betekent.’
Laat het niet in een la verdwijnen: evalueer regelmatig wat werkt, wat niet en wat beter kan. AI verandert snel, dus jouw richtlijnen mogen dat ook. Betrek je collega’s erbij en laat ze weten waar ze hun suggesties kunnen indienen. Dan blijft het een levend document dat met je team meegroeit. Let wel: kom terug op die suggesties en waarom ze wel of niet zijn overgenomen. Anders gaat niemand nog de moeite doen.
Klein beginnen is groot genoeg
Je hebt geen compleet beleidskader nodig om te starten. Als dat er nog niet is en later wel, dan kan je de richtlijnen aanpassen. Wat je wél nodig hebt, is het lef om samen het gesprek te voeren: hoe willen wij met AI omgaan? Met het AI-teamkompas als leidraad en stap drie, het opstellen van AI-richtlijnen, als stevige basis, bouw je aan vertrouwen. Zo wordt AI niet het terrein van een paar enthousiastelingen, maar een gedeeld hulpmiddel dat iedereen in het team op een passende manier sterker maakt.
